Każde dobrze prosperujące przedsiębiorstwo powinno zadbać o rzetelne prowadzenie dokumentacji związanej z poprawnym funkcjonowaniem magazynu. Jakie są rodzaje dokumentów magazynowych?
Co to jest dokumentacja magazynowa?
Dokumentacja magazynowa to ogół dokumentów związanych z pracą magazynu przedsiębiorstwa. Obecnie coraz bardziej popularne jest elektroniczne prowadzenie dokumentów. Dzięki nim poszczególne magazyny mogą pracować bez jakichkolwiek zakłóceń. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji magazynowej pozwala na sprawny przepływ poszczególnych towarów znajdujących się na magazynie. Ponadto wszystkie towary są w pełni uporządkowane i można je w łatwy sposób w każdej chwili poddać kontroli.
Rzetelna ewidencja magazynowa pozwala także w razie potrzeby na szybkie oraz sprawne monitorowanie wszelkich zaległości oraz opóźnień związanych z przyjmowaniem oraz wydawaniem poszczególnych towarów z magazynu. Ponadto ewidencja dostarcza niezbędnych informacji dotyczących poszczególnych rodzajów oraz faz obrotu magazynowego.
Dokumenty magazynowe to zatem kluczowe druki służące do prowadzenia prawidłowej ewidencji magazynu. Sposób prowadzenia dokumentacji magazynowej reguluje Ustawa z 24 września 1994 o rachunkowości. Zgodnie z nią wszelkie zmiany stanu magazynowego muszą być zawsze udokumentowane jako dana operacja gospodarcza. Jakie są rodzaje dokumentów magazynowych oraz co warto o nich wiedzieć?
Dokumentacja związana z przyjęciem towaru na magazyn
Ogólnie wyróżnia się dokumenty związane z przyjęciem oraz wydawaniem towarów z magazynu. Jakie są rodzaje dokumentów magazynowych dotyczące przyjmowania towarów?
Do tego celu służy przede wszystkim dokument przyjęcie towaru w skrócie zwany PZ. Jego sporządzanie jest konieczne zawsze w chwili zakupu czy też nieodpłatnego przyjęcia towaru na magazyn. Za wystawianie PZ odpowiedzialny jest zawsze dany pracownik magazynu. Na dokumencie tym musi znajdować się:
- data wystawienia dokumentu
- data przyjęcia danego towaru na magazyn
- numer dokumentu
- indywidualne oznaczenie towaru
- cena jednostkowa
-ilość przyjmowanego towaru - dane pracownika magazynu
- dane dostawcy
- podpis pracownika wystawiającego dokument PZ
- podpis dostawy towaru
Drugim bardzo ważnym dokumentem jest przyjęcie wewnętrzne – PW. Dokument ten jest wystawiany wówczas, gdy nadawcą przyjmowanego towaru jest jednostka wchodząca w skład przedsiębiorstwa lub w sytuacji gdy kontrahent jest nieznany.
Ponadto wyróżnia się dokument związany ze zwrotem wewnętrznym towarów, w skrócie zwane ZW. Jest on związany z powrotem na magazyn materiału, który został pobrany w zbyt dużej ilości. Z kolei przemieszczenie materiałów pomiędzy poszczególnymi magazynami przedsiębiorstwa jest ewidencjonowane za pomocą dokumentu przesunięcia międzymagazynowego, zwanego MM.
Dokumentacja związana z wydaniem towaru z magazynu?
Istotna rolę w gospodarce magazynowej odgrywają także dokumenty związane z wydawaniem towaru z magazynu. Najczęściej sporządzanym dokumentem jest wydanie towaru na zewnątrz w skrócie zwanym WZ. Dokument ten potwierdza wydanie towaru z magazynu i jest związany z jego sprzedażą albo nieodpłatnym przekazaniem. Jego poszczególne elementy są takie same jak w przypadku dokumentu PZ.
Kolejnym ważnym dokumentem jest tak zwany rozchód wewnętrzny – RW. Jest on stosowany wówczas, gdy towar jest wydawany z magazynu na potrzeby wewnętrzne firmy. Oprócz standardowych informacji dokument ten zawiera również następujące dane:
- oznaczenie działu, do którego jest przypisany koszt,
- numer konta kosztowego oraz wydziałowego, w przypadku prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych,
- dane dotyczące tego skąd wydano towar i gdzie ma on trafić,
- numer konta syntetycznego
- ilość zapasów, która pozostała na magazynie
Istotnym dokumentem jest także MM, a więc przesunięcia magazynowe związane z rozchodem. W celu sprawnego wystawiania poszczególnych dokumentów magazynowych każda firma powinna zaopatrzyć się w odpowiedni program magazynowy.
Więcej o dokumentach magazynowych: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-dokumenty-magazynowe