Pracownik, który dopiero zaczyna pracę na danym stanowisku, nieznający dokładnie zakresu swoich obowiązków, oczekuje od osoby, która jest postawiona od niej wyżej, kierownictwa i przywództwa.
Stopniowo jednak nabiera doświadczenia i wprawy, co przekłada się na efektywność, a ona może zostać zablokowana przez lidera. Przyczynia się to do frustracji pracownika, który, pracując na danym stanowisku, wie lepiej, co musi zrobić, by szybciej osiągnąć cel.
Przywództwo sytuacyjne jest najlepszą metodą zarządzania pracownikiem, a jego rola zmienia się w stosunku do tego, na którym etapie doświadczenia znajduje się podkomendny.
Pierwszym etapem jest początkowy entuzjazm. Nowy pracownik chce się wszystkiego uczyć i nabierać doświadczenia, ale nie jest na tyle doświadczony, by pozostawał bez nadzoru, więc powinien mieć jasno określone obowiązki, a szef powinien odpowiadać na jego pytania oraz chwalić za to, co zrobił dobrze lub pomóc mu w korekcji błędów przezeń zrobionych.
Po kilku miesiącach pracownik zwykle umie już na tyle, żeby, przynajmniej część czynności, wykonywać całkowicie samodzielnie. Nadal jednak potrzebuje porady, żeby z sukcesem wykonać powierzone mu zadanie, a ponadto kierownik powinien być osobą otwartą na jego sugestie.
Po przejściu dwóch pierwszych etapów pracownik powinien zyskać więcej swobody w stosunku do tego, co miał, gdyż posiada większą, ekspercką wiedzę. Lider powinien go obdarzyć większym zaufaniem i odpowiedzialnością, a także innymi obowiązkami, żeby podtrzymać przynajmniej część entuzjazmu, jaką pracownik miał na początku kariery.
Na ostatnim etapie, pracownik powinien podejmować wszelkie decyzje dotyczące wykonania danego projektu samodzielnie (i samodzielnie ponosić odpowiedzialność za ich wykonanie), a lider powinien mieć do niego całkowite zaufanie.
Przywództwo sytuacyjne oparte jest więc na zaufaniu najpierw pracownika w stosunku do przełożonego, a później przełożonego w stosunku do doświadczonego pracownika.
Szef, który na początku prześciga pracownika w wiedzy na temat jego obowiązków, powinien być podporą nowicjusza, żeby za rok miał już wykwalifikowanego i samodzielnego asystenta, co powoduje to, że przywództwo sytuacyjne jest najefektywniejszym rodzajem zarządzania.